Étudiants internationaux : quel cadeau de bienvenue offrir ?

Chaque rentrée, les services des relations internationales accueillent des milliers d'étudiants venus du monde entier. Welcome desk, semaine d'intégration, buddy system, welcome pack : le dispositif d'accueil est souvent bien rodé pour les premiers jours. La question que se posent de plus en plus d'universités, c'est la suite. Que reste-t-il de l'accueil en novembre, quand l'étudiant se retrouve seul devant un formulaire de la CAF ou un rendez-vous en préfecture ?

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Ce que contient un welcome pack aujourd'hui

Le tour des dispositifs d'accueil des universités françaises donne à peu près la même liste : un tote bag aux couleurs de l'établissement, un plan du campus et de la ville, une carte SIM prépayée, quelques goodies (gourde, stylo, carnet), des flyers des services (bibliothèque, santé, sport) et parfois un bon pour un repas au restaurant universitaire.

Tout cela est utile et crée un premier lien. Mais ces objets ont une durée de vie courte : le plan finit sur le frigo, les flyers à la poubelle après la première semaine. Or les vraies difficultés d'un étudiant international ne commencent pas le jour de l'arrivée. Elles commencent à la deuxième semaine.

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Les 5 galères des premières semaines en France

ÖHLALA a été écrit avec des étudiants internationaux qui venaient de passer leur première année en France. Voici, dans l'ordre où elles arrivent, les questions qu'ils auraient voulu qu'on leur explique avant.

• Le logement et le garant. Trouver un logement sans historique en France, comprendre pourquoi un propriétaire demande un garant, savoir qu'il existe des garanties publiques pour les étudiants sans garant en France.
• Le compte bancaire. Impossible de recevoir une bourse ou de payer un loyer sans RIB français, et impossible d'ouvrir un compte sans justificatif de domicile. Le fameux cercle, que tout le monde finit par casser mais que personne n'explique.
• La CAF et l'aide au logement. Les étudiants internationaux y ont souvent droit, sous conditions de titre de séjour. Beaucoup ne le savent pas, ou renoncent devant la liste de justificatifs.
• La santé. S'inscrire à l'Assurance maladie, obtenir un numéro de sécurité sociale définitif, comprendre ce que rembourse une mutuelle, savoir où trouver un médecin ou un soutien psychologique en anglais.
• Le titre de séjour. Valider son visa en ligne dans les trois mois, anticiper le renouvellement, garder les bons justificatifs. Une échéance ratée peut coûter très cher.

À ces démarches s'ajoutent les codes culturels : la bise ou pas, le vouvoiement, les horaires des repas, le silence dans les bibliothèques, la manière de s'adresser à un enseignant. Rien de grave, mais tout compte quand on est loin de chez soi.

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Le cadeau qui sert encore en février

C'est le pari d'ÖHLALA : un guide de 244 pages, en français et en anglais, qui décrypte la vie en France pour les étudiants internationaux, écrit par et pour eux. Logement, banque, CAF, santé, titre de séjour, transports, budget, codes culturels, vie de campus : chaque chapitre part d'une situation vécue et donne la marche à suivre, avec les mots simples de quelqu'un qui est passé par là.

Contrairement au tote bag, le guide ne se périme pas à la fin de la semaine d'intégration. Il ressort en novembre pour la CAF, en janvier pour la mutuelle, en mars pour le renouvellement du titre de séjour. Et il porte les couleurs de l'université : couverture personnalisée, édito du président ou de la direction des relations internationales, pages de contacts du campus (welcome desk, service santé, bureau des étudiants internationaux, associations).

Une dizaine d'universités et de grandes écoles, de la Normandie à l'Auvergne, offrent déjà ÖHLALA à leurs étudiants internationaux.

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Comment l'intégrer à votre dispositif d'accueil

• Dans le welcome pack, remis au welcome desk ou lors de la journée d'intégration : c'est le format le plus simple.
• Lors du premier rendez-vous avec le service des relations internationales, comme support à l'entretien d'accueil.
• Via les associations étudiantes et le buddy system, pour que les parrains et marraines aient un support commun.
• Pour toutes les nationalités : le guide est bilingue français-anglais, un seul exemplaire sert à toute la cohorte.

Côté financement, plusieurs établissements intègrent le guide dans leur budget d'accueil des étudiants internationaux ou dans leurs actions financées par la CVEC, qui vise précisément l'accueil et l'accompagnement des étudiants. Renseignez-vous auprès de votre service vie étudiante.

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Le calendrier à retenir

Pour une remise à la rentrée de septembre, la personnalisation et l'impression demandent environ un mois : la commande se passe idéalement avant la mi-août. Pour les cohortes de janvier (mobilités du second semestre), comptez une commande avant fin novembre. Les quantités se calent sur vos effectifs d'étudiants internationaux entrants, avec une marge pour les arrivées tardives.

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Questions fréquentes

Que mettre dans un welcome pack pour étudiants internationaux ?

Les indispensables du premier jour (plan du campus, carte SIM, contacts d'urgence, accès aux services) et au moins un support qui sert sur la durée : un guide pratique de la vie en France, qui répond aux questions de logement, de banque, de santé et de titre de séjour au moment où elles se posent.

ÖHLALA existe-t-il en anglais ?

Oui. ÖHLALA est bilingue : les 244 pages sont en français et en anglais, pour que chaque étudiant lise dans la langue où il est le plus à l'aise et progresse en français au passage.

Peut-on personnaliser le guide aux couleurs de l'université ?

Oui. Couverture, édito d'ouverture et pages de contacts locaux sont personnalisables, pour que le guide soit un vrai support de votre dispositif d'accueil et non un objet générique.

Quel est le délai pour une commande ?

Comptez environ un mois entre la validation de la personnalisation et la livraison. Pour la rentrée de septembre, la commande se passe avant la mi-août.

Le guide convient-il aussi aux étudiants en échange court (Erasmus, un semestre) ?

Oui. Les chapitres logement, banque, santé et codes culturels concernent tous les étudiants qui découvrent la France, quelle que soit la durée du séjour. Les démarches de titre de séjour ne concernent que les non-Européens, et sont présentées comme telles.

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Vous préparez l'accueil de vos étudiants internationaux ? Recevez un exemplaire d'ÖHLALA pour le feuilleter avec votre équipe, ou demandez un devis pour votre université ou votre école.